Viele Menschen haben ein Problem damit, ihre Arbeitszeit effizient zu nutzen und geraten deshalb immer wieder in Stress. Sie führen elektronische Kalender und To-Do-Listen – trotzdem bleiben viele der Aufgaben unerledigt.

Das Problem möchte viele Ratgeber mit patentierten Methoden oder technischen Hilfsmitteln lösen. Doch oft verstärken diese gutgemeinten Ratschläge und Werkzeuge das Problem. Diejenigen, die wirklich Zeit sparen möchten, sollten sich dem Tastenkombi-CheatSheet für den Mac bedienen – so kann die Arbeit am PC maßgeblich beschleunigt werden.

Der folgende Artikel zeigt, wie das Zeitmanagement außerdem nachhaltig optimiert werden kann.

Auf Single-Tasking setzen

Multi-Tasking war noch nie eine wirklich gute Idee, denn das Gehirn des Menschen kann sich stets nur auf eine Sache konzentrieren. Daher sollte gar nicht erst versucht werden, zwei Aufgaben zur gleichen Zeit anzugehen.

Aufgaben abschließen

Oft entsteht das Chaos im Kopf und auf dem Schreibtisch erst dadurch, dass unterschiedliche Aufgaben begonnen, allerdings keine beendet wird. Auch, wenn es sich lediglich um kleine Dinge handelt, so sollte jede einzelne Aufgabe erst beendet werden, bevor eine neue angegangen wird. Auf diese Weise wird für Ordnung gesorgt und es entsteht ein beruhigendes Gefühl.

Keine Listen führen

Die Methode, eine To-Do-Liste zu führen und diese abzuhaken ist wohl den meisten Menschen bekannt. Oft werden sogar unterschiedliche Listen für die verschiedenen Lebensbereiche geführt und Dinge von einer zur anderen Liste geschoben. Dadurch entsteht allerdings das Problem, dass die vielen verschiedenen und vollen Listen das Gefühl vermitteln, dass eigentlich gar nichts erledigt wird. Dadurch entsteht zusätzlicher Stress.

Besser ist es, alle anstehenden Aufgaben, für die weniger als zehn Minuten Zeit benötigt wird, sofort zu erledigen und diese nicht erst auf eine Liste zu schreiben. Die positive psychologische Wirkung davon ist nicht zu unterschätzen.

Streichen von Aufgaben

Aufgaben, die schon ewig auf der To-Do-Liste stehen, sind entweder nicht wichtig oder nicht zu bewältigen. Deswegen ist es am besten, diese zu streichen oder sie zu delegieren. Oft werden Dinge nur deshalb vergessen, weil sie wirklich keine große Wichtigkeit haben. Diese müssen das Gehirn nicht unnötig belasten.

Prioritäten setzen

Wirkungsstarke Listen in Excel bedienen sich häufig bis zu fünf unterschiedlichen Priorisierungs-Stufen. Menschen wenden oft eine ganze Stunde pro Tag auf, diese Listen anzulegen, zu pflegen und die einzelnen Aufgaben neu zu priorisieren.

Die Abarbeitung der eigentlichen Aufgaben bleibt dadurch auf der Strecke. In der Regel weiß das Gehirn ganz genau, welche wichtigen Dinge erledigt werden müssen – eine komplexe Liste ist daher überflüssig.

Abwägen von Aufwand und Ertrag

Es ist gar kein spezielles Werkzeug notwendig, um zu entscheiden, ob eine Aufgabe wirklich wichtig ist und einen Mehrwert bringt. Besser ist es, sich bei diesen Fragen auf das eigene Bauchgefühl zu verlassen.

Es ist allerdings wichtig, die Frage, ob eine Aufgabe wirklich relevant und sinnvoll ist, überhaupt zu stellen. So kann sichergestellt werden, dass die wertvolle Zeit effizient genutzt wird.

Minimierung von Ablenkungen

Die Arbeit wird besonders von ungeplanten und unerwarteten Ablenkungen gestört. Dadurch wird die Konzentration auf die aktuelle Aufgabe allerdings massiv eingeschränkt und es braucht viel Zeit, um nach der Ablenkung wieder in die Aufgabe hineinzufinden. Daher ist es sinnvoll, alle möglichen Ablenkungen, so weit wie möglich zu minimieren.