Alle Mitarbeiter, die schon einmal im Remote Office aktiv waren wissen, wie wichtig Projektmanagement-Tools wirklich sind. Sie helfen bei der Planung, Zusammenarbeit, Aufzeichnung und Überprüfung von diversen Sachverhalten. Deshalb blicken wir auf die fünf besten Tools, um die Produktivität im Remote Office zu steigern.

Business-Messaging

Am erfolgreichsten sind Unternehmen im Normalfall dann, wenn die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern sichergestellt ist. Das gelingt heutzutage am besten durch Messaging-Apps. Mit ihnen sind Unterhaltungen einfacher nachzuvollziehen, das Teamwork zu verbessern und die Unternehmenskultur zu stärken. Die Apps besitzen viele Vorteile gegenüber der E-Mail, die gerne einige Tage oder für immer unbeantwortet in der Mailbox liegen bleibt. Es beginnt bei der Länge der Nachrichten, in denen schnell und auf den Punkt ein Sachverhalt erklärt werden kann, während E-Mails meist endlos lang werden. Sämtliche unwichtigen Informationen können einfach überlesen werden, und die @-Funktion, etwa in der App Slack, macht sofort per Benachrichtigung klar, wenn doch etwas besonders wichtig ist. Dazu ermöglichen Business-Messaging-Apps anhaltende Unterhaltungen.

Mitarbeiter-Management

Ein interessanter Weg, um das Mitarbeiter-Management zu verbessern, ist die sogenannte Remote Desktop Connection. Ein Remote Desktop Connection Manager ermöglicht es dem Unternehmen, bei auftretenden Problemen in der Technik oder beim Endbenutzer schnell und effektiv zu reagieren. IT-Experten können aus der Entfernung auf einen beliebigen Computer zugreifen, um Software zu (de-) installieren, zu konfigurieren oder sich anderen Problemen anzunehmen, die den Workflow stoppen. Auf diese Art und Weise ist es nicht mehr vonnöten, dass der Techniker vor Ort anwesend sein muss, um Probleme zu lösen. Für das Unternehmen ergibt sich ein großer Zeit- und damit Produktivitätsgewinn.

Zeitmanagement-Tools

Ein wichtiger Faktor in jedem Unternehmen ist die effektive Nutzung der vorhandenen Arbeitszeit. Hier gibt es diverse Tools, von denen vier besonders wichtig sind. Eines von ihnen ist die To-do-Liste. Hierhin werden alle Aufgaben verschoben und dann nacheinander abgearbeitet. Ohne die richtige Kalender-App wird es ebenfalls schwer, den Überblick zu behalten. Alle Mitarbeiter sollten natürlich ebenfalls Zugriff auf ihn erhalten. Dazu kommen Adressbücher, die mittlerweile bequem gespeichert werden können, um im Fall der Fälle die richtigen Daten schnell bereit zu haben. Zu guter Letzt wird ein Notizbuch gerne unterschätzt. Dabei ist es deutlich sinnvoller, als sich die Unterlage vollzukritzeln und die Informationen später nicht wiederzufinden.

Training für Remote-Mitarbeiter

Ein zentraler Punkt bei der Mitarbeiterzufriedenheit ist in fast jeder Umfrage die Möglichkeit zur Weiterbildung. Das ist auch bei Remote-Mitarbeitern nicht anders. Umso wichtiger ist der Einsatz der richtigen Tools für ihr Training. Mögliche Wege beinhalten eLearning, für das interaktive Lernmodule entwickelt werden können. Diese sollten zudem möglichst individuell gestaltet werden. Auch Screen-Capture-Tools können wertvoll sein, um IT-Experten neue Umgebungen digital näherzubringen. Das gute, alte Meeting darf am Ende ebenfalls nicht fehlen. Die Apps für Web-Konferenzen wie Zoom sind mittlerweile hinlänglich bekannt.

Zusammenarbeit in Dokumenten

Eine Studie belegte, dass Mitarbeiter 14 Prozent ihrer Zeit mit der internen Kommunikation und Zusammenarbeit verbringen. Umso wichtiger ist es, die Produktivität hier noch zielführender zu gestalten. Das gelingt zum Beispiel über Zusammenarbeitstools in Dokumenten. Brainstorming-Ideen können schneller gesammelt, Probleme schneller gelöst werden, wenn alle das gleiche Dokument vor sich haben und es bearbeiten können. Auf diese Art und Weise wird vermieden, dass jede Veränderung eine E-Mail-Kette an die halbe Abteilung nach sich zieht. Das Ziel ist erreicht: höhere Produktivität!